Case study

Automatyzacja procesów biznesowych
dla hurtowni OZE ecosun Spółka Akcyjna

Kim jest nasz klient i czym się zajmuje?

EcoSun Spółka Akcyjna jest dynamicznie rozwijającą się firmą działającą na terenie Europy, specjalizującą się w sprzedaży komponentów fotowoltaicznych. Założona z myślą o promowaniu zrównoważonej energii, EcoSun S.A. skupia się na dostarczaniu wysokiej jakości produktów służących do budowy efektywnych i ekologicznych instalacji fotowoltaicznych. Firma oferuje szeroki zakres paneli słonecznych, inwerterów oraz innych akcesoriów niezbędnych do montażu systemów solarnych, zapewniając kompleksowe rozwiązania dla biznesu OZE. Praca doradcy technicznego związana jest z doborem produktów, kontaktem z klientami, ofertowaniem, i prowadzeniem procesu sprzedaży. 

20

Z jakim problemem zgłosił się do nas Klient?

Proces tworzenia spersonalizowanych ofert to znaczące wyzwanie w każdej firmie B2B, szczególnie w sektorze OZE, gdzie moduły muszą spełniać konkretne wymogi wymiarowe i wagowe dostosowane do indywidualnych inwestycji. Często oferty są kształtowane na podstawie szczegółowych projektów dostarczonych przez klienta, co wymaga precyzji i elastyczności w dostosowaniu produktów. W niektórych przypadkach, firma musi zrealizować specjalne zamówienia, które wymagają wyszukania najbardziej kosztowo efektywnych produktów, zaoferowania ich klientowi i pilnowania całego procesu sprzedaży.

Jak usprawnić te procesy? Przed takim wyzwaniem stanęła firma ecosun S.A. Do tej pory, spersonalizowane analizy i oferty były opracowywane ręcznie przez zespół specjalistów, co stanowiło barierę w rozwoju i skalowaniu działalności. Każda nowa inwestycja i specjalne zamówienie wymagały indywidualnego podejścia i dodatkowych zasobów, co znacznie wydłużało czas realizacji i zwiększało koszty operacyjne.

Jak Klient działał przed automatyzacjami?

Nasz klient miał precyzyjnie określone oczekiwania i cele. Główną trudnością w jego działalności było manualne wprowadzanie danych klientów do systemu CRM, dobór produktów według wymiarów i wagi z dostępnego asortymentu, poszukiwanie najbardziej opłacalnych produktów, które nie są łatwo dostępne na rynku, oraz tworzenie indywidualnych ofert z uwzględnieniem aktualizacji statusów w CRM i informowanie klientów o postępach w realizacji zamówienia.

Naszym zadaniem było zwiększenie efektywności tego procesu oraz poprawa jakości obsługi klienta. Specyfika branży, z jaką mierzyliśmy się w przypadku EcoSun S.A., stanowiła wyzwanie – firma ta obsługuje przedsiębiorców poszukujących produktów trudno dostępnych i wymagających skomplikowanej logistyki.

21
12

Procesy, które wytypowaliśmy do automatyzacji

Analiza i szczegółowe zmapowanie procesów w firmie naszego klienta pozwoliła nam zidentyfikować etapy, które najlepiej nadają się do automatyzacji. Na początku procesu znajduje się etap konsultacji z klientami, który okazał się czasochłonny. W tym momencie konsultant, korzystając z opracowanej wcześniej ścieżki analitycznej, ręcznie przygotowywał notatki szczegółowo opisujące sytuację klienta. Te podsumowania były następnie przesyłane e-mailem do doradcy podatkowego.
- automatyczne pozyskiwanie nowych zapytań przez Social Media - automatyczne dodawanie kontaktów do systemu CRM, przypisywanie opiekuna i dodawanie do grupy docelowej kampanii Facebook - informowanie Klienta i powitanie w firmie przez e-mail i sms -przygotowanie, wiadomości spersonalizowanie i załączenie dedykowanej oferty w formacie PDF dla Klienta

Jakie automatyzacje wdrożyliśmy do ecosun ?

Automatyczne pozyskanie Lead

W celu usprawnienia działalności klienta, wprowadziliśmy szereg automatycznych rozwiązań w zakresie pozyskiwania klientów B2B przy użyciu platform społecznościowych, takich jak Facebook i LinkedIn. Na platformie Facebook uruchomiliśmy skonfigurowane w sposób automatyczny, precyzyjnie docelowane reklamy, które pozwoliły na dotarcie do odpowiedniej grupy docelowej. Dzięki temu klient mógł skoncentrować się na pozyskiwaniu potencjalnych klientów, którzy byli bardziej skłonni do współpracy. Na LinkedIn zaimplementowaliśmy narzędzie prospectingowe, które umożliwiło skuteczniejsze pozyskiwanie nowych klientów. Dzięki temu narzędziu klient mógł aktywnie poszukiwać i nawiązywać kontakt z potencjalnymi partnerami biznesowymi na LinkedIn, co przyczyniło się do rozwoju jego działalności B2B.

Dodanie kontaktu do CRM

W ramach naszych działań, wprowadziliśmy również rozwiązania związane z efektywnym zarządzaniem pozyskanymi kontaktami. Po pozyskaniu nowych klientów poprzez reklamy na Facebooku i narzędzia prospectingowe na LinkedIn, wprowadziliśmy proces automatycznego dodawania tych kontaktów do systemu CRM. Każdy pozyskany kontakt był automatycznie importowany do systemu CRM, gdzie przypisywany był do osoby odpowiedzialnej za rozdysponowanie leadów. To pozwalało na szybką reakcję na nowe kontakty i umożliwiało efektywne ich przekazanie odpowiednim zespołom lub osobom. Dodatkowo, w systemie CRM uwzględnialiśmy wszystkie istotne informacje o kontakcie, takie jak dane kontaktowe, szczegóły dotyczące zainteresowań czy potrzeb klienta. Dzięki temu, zespół odpowiedzialny za obsługę klientów miał pełny dostęp do istotnych informacji, co przyczyniło się do bardziej spersonalizowanej obsługi i skuteczniejszego nawiązywania relacji z klientami.

Przypisanie handlowca

Wdrożyliśmy także skuteczny system zarządzania zadaniami i komunikacją z handlowcem. Po przypisaniu konkretnego leadu do odpowiedniego handlowca, automatycznie tworzona była notyfikacja o zadaniu, które następnie trafiało do kalendarza handlowca. W momencie utworzenia zadania, system automatycznie wysyłał powiadomienie SMS oraz e-mail do handlowca, informując go o nowym zadaniu do wykonania. Dodatkowo, ustalany był termin wykonania zadania, a zadanie było umieszczane w kalendarzu handlowca z odpowiednimi przypomnieniami. To rozwiązanie zapewniało handlowcowi pełną kontrolę nad jego zadaniami, skutecznie eliminując ryzyko przeoczenia ważnych terminów czy kontaktów z klientami. Dzięki temu proces komunikacji z klientami był bardziej zorganizowany i efektywny.

Monitorowanie statusów lejka

Wdrożyliśmy również zaawansowany system monitorowania statusów w lejku sprzedażowym, który automatycznie śledził zmiany w kontaktach. W przypadku braku aktywności ze strony pracownika odpowiedzialnego za dany kontakt, system aktywował powiadomienia, informując wszystkie zainteresowane osoby, w tym przełożonego, który przypisał lead. Kiedy kontakt przechodził z etapu "nowy lead" na "umówione spotkanie", system generował automatycznie link do spotkania online i wysyłał go za pośrednictwem e-maila do wszystkich uczestniczących osób. To rozwiązanie umożliwiało sprawną organizację spotkań online i minimalizowało ryzyko nieuwzględnienia ważnych kroków w procesie sprzedaży. Dzięki temu zaawansowanemu systemowi monitorowania, firma osiągnęła wyższą efektywność w obszarze sprzedaży, a zarządzanie lejkiem sprzedażowym stało się bardziej przejrzyste i kontrolowane.

Dobór produktów

Po uzyskaniu szczegółów dotyczących zainteresowań klienta podczas spotkania online, nasza automatyzacja w oparciu o automatycznie sporządzone podsumowanie spotkania przystępuje do proponowania handlowcowi odpowiednich produktów dostosowanych do potrzeb klienta. Te produkty są wybierane z dostępnego asortymentu produktowego i oferowane klientowi w ramach spersonalizowanej oferty. Handlowiec ma możliwość zaakceptowania proponowanych produktów, które zostaną następnie umieszczone w ofercie zgodnie z wymaganiami klienta. Dzięki temu rozwiązaniu proces tworzenia oferty staje się bardziej efektywny i spersonalizowany, co zwiększa szanse na zainteresowanie klienta i finalne zawarcie umowy. To automatyczne podejście do proponowania produktów uwzględniające indywidualne potrzeby klienta przyczynia się do lepszej obsługi klienta i zwiększa efektywność działań handlowców.

Stworzenie i wysyłka oferty

Po zaakceptowaniu odpowiednich produktów przez handlowca, nasza zaawansowana automatyzacja wkracza w proces tworzenia spersonalizowanej oferty dla klienta. Wszystkie produkty, które zostały wybrane z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb klienta, są automatycznie uwzględniane w ofercie. Następnie, nasza automatyzacja podejmuje się tworzenia oficjalnego dokumentu oferty, który jest dokładnie dopasowany do preferencji i wymagań klienta. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje o produktach, ich cenach oraz warunkach umowy, co pozwala klientowi na pełne zrozumienie oferty. Proces wysyłki oferty jest również w pełni zautomatyzowany, co umożliwia szybką i skuteczną komunikację z klientem. Dzięki temu rozwiązaniu, firma może reagować na potrzeby klienta natychmiastowo i zwiększać szanse na finalne zawarcie umowy. To efektywne podejście do obsługi klienta przyczynia się do budowania pozytywnych relacji z klientami i zwiększa skuteczność działalności handlowej.

Monitorowanie otwarcia ofert

Wprowadziliśmy również zaawansowany system monitorowania otwarcia ofert przez klientów. Kiedy klient otwiera ofertę, system automatycznie śledzi ten proces i przesyła powiadomienie do handlowca. Handlowiec otrzymuje informacje o tym, kiedy klient otworzył ofertę, jaką część oferty przeglądał i ile czasu poświęcił na zapoznanie się z jej treścią. Dzięki temu rozwiązaniu, handlowiec ma możliwość działać w czasie rzeczywistym i skontaktować się z klientem w momencie, gdy ten jest aktywny i przegląda ofertę. To umożliwia bardziej efektywną komunikację, szybsze reagowanie na potrzeby klienta oraz dostarcza wsparcia w procesie podejmowania decyzji przez klienta.

Powiadomienia dla Klientów

Wprowadziliśmy również automatyzację, która ma na celu powiadamianie klientów o zmianach statusu zamówienia oraz postępach w jego realizacji. Kiedy dochodzi do zmiany statusu zamówienia, system automatycznie generuje powiadomienia i informuje klienta o aktualnym stanie jego zamówienia. Dodatkowo, klient otrzymuje regularne aktualizacje dotyczące postępów w realizacji zamówienia. To może obejmować informacje o etapach produkcji, dostawie, czasie oczekiwania czy dostępnym terminie dostawy. Dzięki temu rozwiązaniu, firma utrzymuje stałą komunikację z klientem i dostarcza mu ważnych informacji na bieżąco. To zwiększa zaufanie klienta do firmy oraz pozytywnie wpływa na jego satysfakcję z usług.

Wyszukiwanie produktów

W celu zapewnienia kompleksowej obsługi klienta, wprowadziliśmy zaawansowaną automatyzację wyszukiwania produktów, zwłaszcza w przypadku, gdy produkt nie jest dostępny w asortymencie firmy. Ta automatyzacja skanuje różne źródła w celu znalezienia odpowiedniego produktu, który spełnia oczekiwania cenowe i projektowe klienta. Automatyzacja uwzględnia preferencje klienta dotyczące ceny, jakości, parametrów projektowych i innych kryteriów. Po znalezieniu odpowiedniego produktu, informacje na jego temat są prezentowane handlowcowi, który może zaproponować go klientowi.

Ile czasu zajęło nam wdrożenie automatyzacji?

Proces tworzenia automatyzacji dla ecosun S.A. był niezwykle efektywny i przyniósł szybkie korzyści dla naszego klienta. Cała praca związana z tym projektem, która zajęła około 45 godzin, była starannie zaplanowana i realizowana.

Krótki czas realizacji całego projektu pozwolił naszemu klientowi na szybkie wprowadzenie optymalizacji kluczowego procesu w jego firmie. Już w pierwszym miesiącu po podpisaniu umowy z SIW.AI, klient mógł cieszyć się widocznymi korzyściami, takimi jak oszczędność czasu, zwiększona efektywność działalności oraz lepsza obsługa klientów. To dowodzi, że skuteczne automatyzacje mogą szybko przynieść realne korzyści dla firm i wpłynąć pozytywnie na ich wyniki.

22

Jak działa ecosun S.A po zautomatyzowaniu?

Przed wdrożeniem naszego systemu automatyzacji, proces przygotowania oferty w firmie ecosun s.a. zajmował około godziny czasu pracowników. Jednak po wdrożeniu zaawansowanych rozwiązań automatyzacyjnych, ten proces został drastycznie zoptymalizowany.

Teraz, wszystkie niezbędne działania pracownicy wykonują w zaledwie 10 minut. To ogromna zmiana, która oznacza wzrost efektywności o ponad 80% w porównaniu do wcześniejszych metod.

Przyjmując skalę firmy ecosun s.a., która obsługuje tysiące klientów każdego miesiąca, ta optymalizacja ma ogromne znaczenie. Oszczędność czasu, wynikająca z automatyzacji procesu przygotowania oferty, przekłada się na znaczące korzyści finansowe. Oszczędność czasu, która pierwotnie wynosiła godzinę na każdego klienta, teraz jest ograniczona do zaledwie 10 minut.

To oznacza, że firma może zaoszczędzić znaczną liczbę etatów pracowniczych, co ma istotny wpływ na koszty operacyjne. To doskonały przykład tego, jak zaawansowane rozwiązania automatyzacyjne mogą znacząco wpłynąć na efektywność działalności firmy i przyczynić się do oszczędności zasobów oraz zwiększenia konkurencyjności na rynku. Optymalizacja procesów to klucz do sukcesu, zwłaszcza w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym.

UMÓW SIĘ NA BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ


Porozmawiajmy o automatyzacjach dla Ciebie

Chętnie dowiemy się więcej o Twojej działalności, procesach oraz bieżących potrzebach Twojego zespołu. Na podstawie tych informacji jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązania automatyzacyjne, które mogą znacząco usprawnić i usprawnić pracę Twojej firmy.

Rozmowa z nami to pierwszy krok do zrozumienia, w jaki sposób technologia może być wykorzystana, aby zoptymalizować Twoje procesy biznesowe i przyspieszyć osiąganie celów firmy. Czekamy na Twoje informacje i jesteśmy gotowi wesprzeć Cię w dążeniu do sukcesu!