Automatyzacja obslugi

Automatyzacje w obsłudze klienta

Na czym polega automatyzacja obsługi klienta?

Automatyzacja w obszarze obsługi klientów polega na zastępowaniu rutynowych i powtarzalnych zadań przez zautomatyzowane procesy, co bezpośrednio wpływa na poprawę jakości obsługi i zadowolenie klientów. Implementacja nowoczesnych technologii w pracy konsultantów i działu sprzedaży przekłada się na znaczne oszczędności czasowe, pozwalając pracownikom na lepsze wykorzystanie swojego czasu na ważniejsze zadania.

9
10

Co jest istotne w automatyzacji obsługi klienta?

Co dokładnie automatyzujemy? W uproszczeniu, naszym celem jest optymalizacja lub całkowita eliminacja zadań, które mogą zostać wykonane przez nasze systemy automatyczne. Kompleksowe wdrożenie obejmuje różnorodne aspekty, w tym procesy wewnętrzne, współpracę między działami i zewnętrznymi partnerami, a także zarządzanie wielokanałową komunikacją z klientami. Nasze rozwiązania pozwalają na efektywniejsze zarządzanie czasem i zasobami, co bezpośrednio wpływa na wzrost produktywności firmy.

Od czego zaczynamy?

Jesteśmy świadomi, że każda firma ma swoją unikalną strukturę i potrzeby, dlatego unikamy oferowania standardowych rozwiązań. Nasza współpraca zawsze rozpoczyna się od bezpłatnej konsultacji, podczas której omawiamy specyfikę Twojego biznesu, obecne procesy i wymagania. W trakcie 15-minutowego wstępnego spotkania identyfikujemy procesy, które nadają się do automatyzacji, po czym przedstawiamy pierwsze, dostosowane propozycje rozwiązań.

Następnym etapem w naszym procesie jest dokładne mapowanie procesów w firmie klienta. To zadanie spoczywa na barkach naszego analityka biznesowego, który dokładnie zapoznaje się ze strukturą przedsiębiorstwa i analizuje przepływy pracy. Po zebraniu kluczowych informacji, identyfikujemy procesy wymagające usprawnienia lub eliminacji. Następnie przedstawiamy specyficzne propozycje automatyzacji i proponujemy zbiór narzędzi, które usprawnią działanie firmy, dostosowując je do jej unikalnych potrzeb.

Przykładowe automatyzacje do obsługi Klienta

Umawianie spotkań

Czy zastanawiałeś się, ile czasu Twoja firma może oszczędzić, automatyzując ustalanie terminów spotkań? Zamiast borykać się z konfliktami w kalendarzach i ciągłym przekładaniem wydarzeń, automatyzacja może uprościć ten proces do zarządzania za pomocą jednego linku i kilku kliknięć. W takim systemie, Twoi klienci uzyskują dostęp do kalendarza i mogą samodzielnie wybrać termin, który im odpowiada. System automatycznie rejestruje spotkanie w firmowym kalendarzu, informuje o nim zainteresowane strony i nawet wysyła przypomnienia o zbliżającym się wydarzeniu, co znacząco ułatwia organizację i planowanie.

Zautomatyzowane rozmowy

Jedno z głównych wyzwań w obsłudze klienta to częste odpowiadanie na te same pytania. Nasze rozwiązanie, wykorzystujące automatyzację i sztuczną inteligencję, oferuje klientom spersonalizowane odpowiedzi przygotowane na podstawie wcześniej ustalonych szablonów. Inteligentny czatbot jest w stanie również zasugerować konsultację ze specjalistą, przekierowując klienta do odpowiedniej osoby lub umawiając spotkanie. Wprowadzenie takiego systemu nie tylko zwiększa efektywność obsługi klienta i oszczędza czas, ale również poprawia satysfakcję klientów, co bezpośrednio wpływa na wzrost konwersji.

Spersonalizowane wiadomości

Kluczowym elementem podnoszącym skuteczność konwersji jest wysyłanie spersonalizowanych wiadomości, które angażują odbiorców. Ręczne dostosowywanie treści może być jednak czasochłonne i często wiąże się z powtarzaniem tych samych czynności. Dlatego wykorzystanie automatyzacji w tym obszarze jest tak efektywne. Specjalistyczny system automatycznie zbiera potrzebne informacje - zarówno przy odpowiadaniu na zapytania, jak i przy przygotowywaniu ofert - a następnie wykorzystuje je do stworzenia spersonalizowanych wiadomości. To zapewnia, że ważne dane nie zostaną pominięte, a czas reakcji na wiadomości od klientów znacząco się skraca.

Obsługa zwrotów i reklamacji

Proces obsługi zwrotów i reklamacji, choć często jest czasochłonny, doskonale nadaje się do automatyzacji ze względu na powtarzalność czynności. Zamiast ręcznego przetwarzania zwrotów i wytwarzania wymaganych dokumentów, po wdrożeniu automatyzacji, specjalny algorytm przejmie te zadania. Automatyzacja sprawnie poprowadzi klienta przez cały proces zwrotu, od wysyłania spersonalizowanych wiadomości, przez generowanie niezbędnych dokumentów, aż po aktualizację danych w systemie handlowo-magazynowym. To nie tylko znaczna oszczędność czasu, ale również ważny element budowania pozytywnego wizerunku firmy. Sprawna obsługa zwrotów zwiększa satysfakcję klientów i podnosi prawdopodobieństwo ich ponownych zakupów.

Obsługa wielokanałowa

W dzisiejszym świecie obsługa klienta wykracza poza tradycyjne kanały i obejmuje wiele różnych form kontaktu. Klienci oczekują możliwości komunikacji z firmą przez różnorodne środki, takie jak formularze kontaktowe, czat na stronie internetowej, e-mail, czy nawet wiadomości na platformach społecznościowych jak Facebook. Automatyzacja w obszarze obsługi klienta pozwala konsultantom i sprzedawcom na szybszą reakcję na zapytania, niezależnie od kanału, z którego pochodzą. Algorytm może skoncentrować wszystkie komunikaty w jednym, wygodnym miejscu, zapewniając łatwy dostęp do nich bez konieczności przełączania się między różnymi aplikacjami. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się wyłącznie na komunikacji z klientem, zapewniając lepszą i szybszą obsługę.

Automatyczne ankiety

Zbieranie opinii od klientów jest niezbędne do ciągłego doskonalenia usług, ale ręczne wysyłanie ankiet i zachęcanie do oceny może być czasochłonne i obciążające dla zespołu. Automatyzacja może znacząco usprawnić ten proces. Po jej wdrożeniu, klienci automatycznie otrzymują spersonalizowane wiadomości z linkami do ankiet, np. po zakończeniu współpracy, co pozwala na łatwe zbieranie opinii. Odpowiedzi i statystyki są gromadzone w jednym miejscu, a system automatycznie informuje odpowiednie osoby o kluczowych wnioskach i przedstawia raporty wyników przełożonym. Można także wykorzystać ten system do zbierania szczegółowych opinii od klientów na różnych etapach ścieżki zakupowej, analizy powodów rezygnacji lub uzyskania informacji o brakujących produktach /funkcjach.

Obsługa 24/7

Wykorzystanie bota do obsługi zapytań klientów oraz kierowania ich do odpowiednich pracowników jest kolejnym istotnym etapem w procesie automatyzacji. Integracja automatyzacji z sztuczną inteligencją umożliwia stworzenie algorytmu, który służy jako pierwsza linia kontaktu z klientami, działająca nieustannie przez całą dobę. System ten może obsługiwać szeroki zakres zapytań: udzielać odpowiedzi na często zadawane pytania, proponować odpowiednie artykuły z firmowego bloga, a w sytuacjach wymagających interwencji ludzkiej, przekierowywać klientów do wykwalifikowanych specjalistów – konsultantów, handlowców lub pracowników wsparcia technicznego. Takie rozwiązanie skutecznie zaspokaja potrzeby klientów, którzy oczekują szybkich odpowiedzi, jednocześnie redukując obciążenie pracowników.

Notatki z rozmów

Spotkania z klientami są kluczowe, ale generują dużo informacji, które pracownicy muszą potem przetwarzać. W niektórych przypadkach spotkania są nagrywane, co wymaga dodatkowego czasu na ich późniejsze przeglądanie. Automatyzacja jednak może znacznie usprawnić ten proces. Poprzez wdrożenie systemu wykorzystującego sztuczną inteligencję, możliwe jest automatyczne generowanie streszczeń rozmów, wyciąganie kluczowych informacji oraz wysyłanie podsumowań do członków zespołu. Dzięki temu pracownicy oszczędzają czas i mogą szybciej przystąpić do kolejnych działań. Automatyzacja w tym zakresie pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zebranych informacji i przyspiesza cały proces obsługi klienta.

Obsługa wielojęzyczna

Automatyzacja obsługi wielojęzycznej umożliwia firmom znaczące rozszerzenie swojego zasięgu i lepsze dopasowanie do potrzeb międzynarodowej klienteli. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i tłumaczenie maszynowe, możliwe jest automatyczne i natychmiastowe przetwarzanie zapytań klientów w różnych językach. To pozwala na szybką i efektywną komunikację, niezależnie od językowej bariery. Ponadto, automatyzacja wielojęzyczna zapewnia, że wszelkie informacje są precyzyjnie i poprawnie tłumaczone, co jest kluczowe dla zachowania spójności marki i zapewnienia wysokiej jakości obsługi klienta na całym świecie. W rezultacie, firmy mogą znacznie poprawić swoją globalną komunikację i satysfakcję klientów, a także zwiększyć swoją konkurencyjność na międzynarodowym rynku.
loga

Integrujemy się z programami, których używasz

Nasze rozwiązania w zakresie automatyzacji są zaprojektowane tak, aby bezproblemowo współpracować z szeroką gamą narzędzi i usług wykorzystywanych w działalności firmowej. Niezależnie od tego, czy chodzi o systemy chmurowe, magazyny danych, czy systemy CRM, nasze technologie są elastyczne i przystosowane do integracji z różnorodnymi platformami. Mamy opracowane różne metody integracji. Dzięki temu, nasi klienci mogą czerpać korzyści z automatyzacji bez konieczności rezygnowania ze sprawdzonych i wygodnych narzędzi, które już wykorzystują. Nasze podejście ma na celu maksymalizację efektywności i wydajności operacyjnej, jednocześnie zachowując spójność i brak dezorganizacji pracy.

UMÓW SIĘ NA BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ


Porozmawiajmy o automatyzacjach dla Ciebie

Chętnie dowiemy się więcej o Twojej działalności, procesach oraz bieżących potrzebach Twojego zespołu. Na podstawie tych informacji jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązania automatyzacyjne, które mogą znacząco usprawnić i usprawnić pracę Twojej firmy.

Rozmowa z nami to pierwszy krok do zrozumienia, w jaki sposób technologia może być wykorzystana, aby zoptymalizować Twoje procesy biznesowe i przyspieszyć osiąganie celów firmy. Czekamy na Twoje informacje i jesteśmy gotowi wesprzeć Cię w dążeniu do sukcesu!